Bonjour chers partenaires,

Nous avons eu une très forte participation aux visioconférences en 2010-2011 et l’intérêt continue à augmenter. Nous anticipons un plus grand nombre d’inscriptions à ces conférences en 2011-2012 puisque encore plus d’établissements ont maintenant une accessibilité.

L’expérience de la dernière année nous démontre que nous devons resserrer notre fonctionnement au niveau de la participation et au niveau technique. Voici comment nous proposons de faire:

• Afin de rendre disponibles les présentations Power Point, elles seront affichées sur le site du Réseau de santé enfant, jeune et famille (www.reseaudesanteenfant.ca) le vendredi précédent la visioconférence. Vous recevrez un avis dès qu’elles seront disponibles. Vous y trouverez aussi le formulaire de présences et le questionnaire de satisfaction des participants.

Notre clientèle aimerait bien que nous arrêtions les tours des sites pour prendre les présences avant la conférence. Ces visioconférences pour vous sont gratuites, pour nous elles doivent être financées. Comme vous, pour maintenir nos services, nous devons pouvoir les justifier.

• Pour ça, nous demandons aux établissements de nous retourner le formulaire de présences et les questionnaires de satisfaction dûment remplis par courriel à spp@muhc.mcgill.ca ou par télécopieur au (514) 412-4362. Nous pourrons arrêter la prise de présences avant la visioconférence lorsque ce pré-requis sera rigoureusement suivi par tous.

• Nous mettons en place un petit incitatif. Les établissements qui nous retournent les dits formulaires seront les premiers retenus pour les visioconférences lorsque le pont est saturé.

• L’inscription se fait maintenant en ligne. Voici le lien pour inscrire un site comme participant : http://www.cvsss.ruismcgill.cusm.rtss.qc.ca/fr/videoconference/join-event.asp

La salle et l’équipement doivent être réservés 30 minutes avant le début de la visioconférence pour le pré-test, soit le branchement de l’équipement, le branchement par le pont et la résolution des problèmes techniques qui pourraient survenir. Le responsable technique ou la personne contact désignée doit prendre en charge cet aspect de la visioconférence.

Les inscriptions et annulations sont recevables au moins 48 heures avant la visioconférence. Nous vous recommandons par contre de vous inscrire jusqu'à quatre mois avant la date pour vous assurer une place. Le pont devient vite saturé.

L’inscription à une visioconférence doit être perçue comme un rendez-vous. Si vous ne pouvez vous présenter, écrivez un courriel au spp@muhc.mcgill.ca avec visio-cusm@muhc.mcgill.ca en copie. Plus de 30% des sites inscrits étaient sans participants. Cela nous coûte 50$ par site non présent.

• Les sites qui ne se présentent pas à la visioconférence sans justification se verront retiré leur privilège de participation pour la prochaine présentation.

Nous incluons un document intitulé Résolution des problèmes techniques. Veuillez vous familiariser avec son contenu et le garder à porté de main dans votre salle de visioconférence en cas de besoin durant le pré-test et durant la conférence elle-même.

Si le personnel responsable de la visioconférence dans votre centre change, il est recommandé de lui faire contacter le Centre d’expertise et de coordination de la télésanté (CECoT)  pour suivre une formation sur l’appareil et son fonctionnement (visio-cusm@muhc.mcgill.ca).

Nous espérons que ces modalités serviront mieux notre communauté.

Comptant sur votre collaboration habituelle, n’hésitez pas à nous contacter pour tout complément d’information que vous jugerez nécessaire.

Cordialement,

Claire Thibault